監理公文編寫中的常識性錯誤與分析
張良寬 韓智超 整理
監理公文是監理檔案資料不可或缺的一部分，它記錄了監理的關鍵過程、點滴細節。監理公文的準確性和文件質量代表的是監理工作的公正性、嚴肅性和權威性，代表的是監理機構的工作質量，代表的是監理單位的整體實力，所以監理人員要重視并掌握這項技能。
一名合格的監理人員應具備多項能力，包括專業知識能力、管理協調能力、應急處置能力、風險防控能力、學習更快能力、心理知識能力、思想工作能力、法律知識能力和公文寫作能力等等。其中，監理公文寫作是監理人員最基本、最常用、最應該掌握的一項技能。因為，在日常監理工作中，大量的工作都是圍繞著監理公文來開展的，都是靠監理公文上傳下達、貫徹落實的。實踐中，往往很多監理人員并不具備這項能力，不能正確理解建設相關各方的關系，不能正確選用公文文種，不能準確起草文件、傳達意圖，這給監理工作也帶來了許多不必要的麻煩。
監理公文是指在監理工作過程中，由監理工程師起草的、使用監理機構或監理單位紅頭文件打印的、因履行監理職能向相關各方表達監理主要意圖的、較為正式的、具有特定效力和規范體式的文書。監理公文是監理檔案資料不可或缺的一部分，它記錄了監理的關鍵過程、點滴細節。監理公文的準確性和文件質量代表的是監理工作的公正性、嚴肅性和權威性，代表的是監理機構的工作質量，代表的是監理單位的整體實力，所以監理人員要重視并掌握這項技能。筆者結合從事的工作崗位，接觸到了許多不準確、不嚴謹的監理公文，今從黨政機關公文寫作和監理工作的雙重角度，談談自己的觀點和看法，僅供監理同仁參考。
一、監理與相關各方之間的關系
國家標準《建設工程監理規范》（GB/T50319-2013）中作出了明確規定：工程監理單位受建設單位委托，根據法律法規、工程建設標準、勘察設計文件及合同，在施工階段對建設工程質量、進度、造價進行控制，對合同、信息進行管理，對工程建設相關方的關系進行協調，并履行建設工程安全生產管理法定職責的服務活動。同時指出了監理單位應公平、獨立、誠信、科學地開展監理工作。
從中我們可以理解出：
1、工程監理的性質是服務性、科學性、獨立性和公正性。
2、監理工作的前提是接受建設單位的委托，雙方訂立委托監理合同，合同是監理工作開展的依據之一。所以監理單位與建設單位之間是一種委托與被委托的合同約束關系。
建設單位通過授權招標代理機構，通過發布監理招標公告、資格預審、開標、評標、確定中標候選人等一系列程序，最終選定社會上獨立的監理單位，代表建設單位對施工現場進行監督管理。按照國家現行政策，建設單位投資建設的工程項目，與建設單位有直接隸屬關系的監理單位是應該回避、不能參加投標的。所以，嚴格意義來講，監理單位與建設單位之間是無隸屬關系的。
3、監理單位和施工單位（承建單位）之間并無合同關系，也不存在隸屬關系，是一種監理與被監理的關系。
4、建設單位和施工單位（承建單位）之間存在合同約束關系。嚴格意義來講，也不能存在隸屬關系。建設單位與施工單位（承建單位）之間與建設工程施工合同有關的聯系活動應通過監理單位進行。
5、監理單位與勘察、設計單位間的關系是協作關系，并無合同關系。嚴格意義來講，也不能存在隸屬關系。
6、監理單位與安全、質量監督機構是監督與被監督的關系。安全質量監督機構代表的是建設主管部門，監理單位應接受其監督。
二、監理中常用錯的幾種公文文種辨析
通過工地檢查和調研，筆者發現;監理單位、監理機構編印了很多不準確的公文，也包括部分建設單位下發的公文，直接影響了建設監理執業行為的嚴肅性。究其原因，主要有以下兩點：
1、建設單位人員不了解國家黨政公文條例及標準格式。建設單位在組建項目辦時往往是從各省、市、縣交通建設主管部門臨時抽調業務骨干。這些人熟悉土木工程專業知識，但并不了解、熟悉黨政機關公文條例及格式，平時由于職業原因很少起草公文。這類人在此方面存在著知識“盲區”，有可能在公文往來過程中選用了錯誤的文種，編印了錯誤的公文，有些建設單位甚至要求監理單位也按其所要求的公文編印格式上報材料。
2、監理單位、監理機構往往忽視對監理人員進行公文知識方面的培訓。很多監理單位、監理機構只看重專業技術培訓、職業道德培訓，忽視了對監理人員其他方面的培訓，導致很多監理人員不想起草文件、不會起草文件、勉強起草的文件問題多多等。
2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱新《條例》)，并于2012年7月1日實施。其中，新《條例》規定了決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種公文文種。我們較常用的是通知、報告、請示、函、通報、紀要等6種文種。下面，筆者對幾種常用錯的公文文種進行簡要辨析。
（1）“通知”。新《條例》定義為：“適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文”。可以看出，“通知”類公文通常是下行文或平行文，是指示、要求下級機關要辦的事情。只有在轉發平行關系單位的文件時，才是平行文。嚴格來講，由于監理單位與建設單位、施工單位之間不能存在隸屬關系，所以監理單位與建設單位、施工單位之間公文往來中，一般不應出現“通知”類公文。目前有些工程項目中存在著兩級監理機構模式，總監辦與某一駐地辦有可能出自同一監理單位，為統一起見，總監辦與所轄駐地辦之間公文往來最好也不要出現“通知”類公文。監理機構部署工作、下達要求時，可用“監理工作提示”、“監理工作指令”或其他專業術語名詞等。國標《建設工程監理規范》（GB/T50319-2013）附表中的“監理工程師通知單”的叫法，筆者認為是不準確、不嚴謹、不科學的，希望在修訂中能夠引起重視。工作中常見到的錯誤有：“關于約見××監理公司法人代表的通知”、“關于啟用××總監辦公章的通知”等。
需引起注意的是，對于召開第一次工地會議，新版《建設工程監理規范》規定：“工程項目開工前，監理人員應參加由建設單位主持召開的第一次工地會議。”建設單位編印會議文件時，使用“函”較為準確，即 “關于召開第一次工地會議的函”，函告相關各方有關會議事項。行業標準《公路工程施工監理規范》中規定，應由總監理工程師主持召開第一次工地會議。總監辦也應函告各方有關會議事項。
（2）“報告”與“請示”。兩者都是上行文，是用于向上級機關匯報工作、反映情況、請求指示批準某一事項，和上級機關有著直接的隸屬關系。所以，監理單位、監理機構與建設單位之間往來的公文，一般不出現“報告”與“請示”文種。工作中常見到的錯誤有：“關于支付延期監理費的請示”、“關于組建××總監辦的報告”、“關于任命××總監理工程師的報告”等。
（3）“函”。 新《條例》定義為：“適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項”。“函”類公文使用的前提是“不相隸屬”。既然不相隸屬，可以上行、平行、下行，所以“函”使用較為靈活、普遍。“函”可以分為“商洽函”、“問答函”、“請批函”、“告知函”四大類。需要強調的是，“不相隸屬”包括兩層意思：一是同一組織系統內的同層級機構，如市財政局與市教育局；企業內各部門之間，如工程管理部與經營投標部。二是不屬于同一組織系統，如市人民政府與省人民政府辦公廳、市環保局與××大學。所以，監理單位、監理機構與建設單位、施工單位之間一般多用“函”來傳遞公文、表達意圖。但需要注意的是，即使是向建設單位請求批準某一事項也應用“函”，建設單位回復應用“復函”。如變更總監理工程師的函、同意變更總監理工程師的復函等。
此外，監理協會、監理單位和監理工程師還要注意，新版國家《黨政機關公文處理工作條例》已經取消了公文“主題詞”，以后編印監理公文不需要再寫主題詞了。
三、監理工作中常見“函”類公文典型用法舉例
1、商洽函
商洽函在監理工作中，常用于向建設單位商量或處理有關事項時使用。在交通項目建設中，總監理工程師主持召開第一次會議，應將有關會議事項會前告知建設單位。為表正式，總監辦可向建設單位發商請函，就有關會議事項達成一致意見。
示例1：
關于商請第一次工地會議有關事項的函
××項目建設辦公室：
目前，項目監理規劃及實施細則已編制完成，工程正式施工前的各項準備工作已經就緒，總監辦擬定了會議時間、地點、內容及其他事項（附后）。如無不妥，請轉告。
盼復。
2、告知函
告知函，也叫通報函，就是將監理工作中的某一活動、事項、情況告知對方，并不要求對方回復。實際上這類函與知照性通知類似，由于沒有隸屬關系，所以用“通知”不妥。常見的有：關于啟用公章的函、關于組建監理機構的函、關于約見法人代表的函等。
示例2：
關于組建××第二總監辦的函
××項目建設辦公室：
我單位于×年×月×日與貴單位簽訂了委托工程監理合同，按照監理規范與監理合同有關要求，我單位決定組建××第二總監理工程辦公室，并任命×××擔任第二總監辦總監理工程師。進場監理人員員名單與分工附后，辦公、生活用房及辦公、生活設施，交通、通訊設施及測量儀器等到位情況附后。
從組建之日起，立即開展監理工作，并協助貴單位完成施工準備階段有關的征地、拆遷、勘察等有關工作。
特此函告
國標中規定，監理單位應于委托監理合同簽訂后十天內將項目監理機構的組織形式、人員構成及對總監理工程師的任命書面通知建設單位。
示例3：
關于約見××監理公司法人代表的函
××監理公司：
由貴單位中標組建的××駐地監理工程師辦公室，經我方多次檢查發現，監理人員員投入不足，作風漂浮，紀律渙散，不能認真履行監理職責，致使工程多處出現質量問題，進度嚴重滯后。我方多次要求催促整改，但截至目前問題依然存在。為此，我方約請××監理公司法人代表，于×年×月×日×時到見×處報到，就有關問題做出承諾。在規定時間內未按本函執行的，我方將采取措施嚴肅處理。
特此函告。
3、請批函
請批函是監理單位向建設單位請求批準有關某一事項的函。因為監理單位與建設單位不相隸屬，所以不能用“請示”文種。
常見的有：關于變更總監理工程師的函，關于支付延期監理費的函等。
示例4：
關于變更××總監理工程師的函
××項目建設辦公室：
受貴方委托，我公司對××實施監理。因總監理工程師×××工作調動，為加強現場管理，協調各方關系，做好監理工作，經我公司研究決定，現將此項目總監理工程師×××變更為×××同志，由×××同志在此項工程中履行總監理工程師職責，相關證件附后。
請貴方予以支持，盼復。
與此“函”對應的“復函”如下：
關于同意變更××總監理工程師的復函
根據××工程變更制度的有關要求，由××監理公司負責監理的××，原總監×××因工作調動，變更為×××為此項目總監理工程師。
經審核，符合變更條件，同意變更，變更后的總監在該工程竣工驗收前，不得在其他項目任職。
示例5：
關于支付××監理費的函
××項目建設辦公室：
我公司接受貴方委托監理的××工程。在監理過程中，我公司嚴格履行監理職責，認真控制工程質量、進度，公正科學，廉潔自律，確保了工程如期順利交工。按照監理合同約定，貴方應支付剩余的監理費用：××××。
我方開戶銀行××××；賬號：××××。
請批準，盼復。
附件：××委托監理合同
四、結 語
綜上所述，監理與相關各方溝通聯系時，編發“函”類公文較為科學、嚴謹、準確，希望能夠引起監理人員的重視并進行改正。監理工作過程中來往的大量公文，體現的是監理單位、監理機構的公正性、權威性，監理人員應通盤考慮，仔細思考，謹慎把握，選對文種，編對公文。監理單位今后要重視對監理人員公文寫作知識的培訓，及時掌握新的公文條例格式，努力提高監理人員自身素質，加快實現監理人員的職業化進程。
總工辦
2015.2.3